Proceso de cambio de ERP

Como todos los que hemos actuado en algún cambio de estructura sabemos, cualquier implantación, modificación o actuación sobre nuestros sistemas informáticos suele tener unos costes ocultos de cambio considerables. En el proceso de cambio de ERP se podrían diferenciar tres períodos:

  • Análisis de la solución a implementar.
  • Proceso del cambio.
  • Ajustes de los nuevos sistemas implantados.

En la medida que destinemos recursos al primer punto mitigaremos los efectos de los otros dos o, al menos, podremos planificarnos para evitar que el impacto sea el mínimo posible.

Si en algún cambio de sistemas estos efectos se multiplican es en el proceso de cambio de ERP ya que, una vez integrado, sobre él se gestionan todos los procesos de la empresa:

  • Control de stocks
  • Entradas y salidas de material
  • Facturación
  • Pedidos

¿Cuáles son los factores determinantes en un proceso de cambio de ERP?

Producto

Cómo no, la herramienta que seleccionemos es una de las decisiones clave a tomar para la consecución de los objetivos que nos hayamos marcado, ya que tiene que adaptarse a los procesos de la empresa y permitir adaptabilidad y funcionalidad a un precio competitivo.

Uno de los ERP más demandados es Microsoft Dynamics NAV, ya que está diseñado para empresas de tamaño medio de entre 10 y 250 empleados, rango en el que es líder del mercado en nuestro país con más de 10.000 clientes. Pero también tiene una fuerte penetración en empresas del Ibex 35, y de hecho el 40% de ellas lo utilizan.

La facilidad de uso y la experiencia de usuario son dos de los puntos fuertes de NAV así como la flexibilidad de adaptación a la empresa y sus procesos.

Aliado tecnológico

Otra de las claves de éxito casi tan importante como la herramienta elegida es el implantador. La experiencia, capacidad técnica y de recursos del socio que seleccionemos para esta ardua tarea serán claves en la consecución de la entrega en tiempo y forma.

El implantador deberá realizar un análisis de nuestros procesos, los módulos a configurar, tareas a personalizar o incluso los informes que podremos utilizar para extraer los datos según nuestras necesidades. Pero tan importante es esto como el análisis de impacto en los usuarios y el plan de implantación.

Para obtener todo ello deberemos disponer del mejor equipo posible, y necesitaremos un Jefe de Proyecto que comprenda el trabajo a realizar en su conjunto y describa las estrategias, plazos y responsables de cada módulo. También será importante contar con uno o varios consultores que serán los interlocutores y responsables del análisis, así como de la formación. Por último, pero no menos importantes, los técnicos necesarios, según el volumen de la implantación, que realizarán las tareas de programación, diseño de informes y documentación.

No debemos olvidar la actitud y disponibilidad de los empleados de la empresa cliente. ya que ellos son quienes conocen todos los procesos y los que utilizarán el ERP una vez instalado. Su participación, involucración y predisposición en el proyecto harán más fácil la tarea del equipo implantador y colaborarán para llegar a la estabilidad del sistema.

Evolución

Por último, unos meses después del proceso de cambio de ERP, una herramienta tan importante para nuestra empresa, mala señal será si la empresa que nos ha realizado el proyecto no se interesa por el funcionamiento de la misma, así como por la articulación de herramientas para la mejora de los procesos ya implantados. Todo lo que hacemos es susceptible de mejorar, y si no se revisa se incurrirá en los mismos errores implantación tras implantación.

La puesta en marcha de un nuevo ERP es un proyecto global que, después de los inconvenientes que nos acarreara su implantación, hará más productivo nuestro trabajo en la empresa haciendo que con menos esfuerzo obtengamos mejor desempeño en nuestro trabajo.


Proceso de cambio de ERP